Udlejning af pladser i kontorfællesskab – en 10-trins guide

Så snart en deltager i kontorfællesskabet opsiger sin kontorplads, bør du gå i gang med at få udlejet den ledige plads hurtigst muligt. Dette sikrer en stabil indkomst og opretholder en dynamisk atmosfære i fællesskabet. Mange undervurderer tiden det tager at finde den rette lejer, så start tidligt, men sørg samtidigt for at finde den rette match til fællesskabet. Det skaber bedre arbejdsrelationer og et mere harmonisk miljø.

Gør det klart, hvad den potentielle lejer får for sin husleje. Er det en plads i et åbent kontorlandskab eller et lukket kontor som udlejes? Hvilke faciliteter medfølger til lejemålet – internet, fælles frokost, køkken, printer, mødelokaler, adresseservice eller andet? Fremhæv de unikke fordele ved dit kontorfællesskab, som kan være alt fra netværksevents, til kontorfællesskabets beliggenhed eller specielle faciliteter.

Mange søger et kontorfællesskab for at netværke og samarbejde, så beskriv også kontorfællesskabets kultur, hvilke brancher der allerede er repræsenteret, og hvilke muligheder der er for professionel vækst.

Husk, at det ikke kun er selve kontorlokalet, men også det omgivende miljø, samarbejdsmulighederne og kontorfællesskabets generelle stemning, der får lejeren til at vælge dig fremfor et andet kontorfællesskab. Gennemgå kontorfællesskabet og sørg for, at alt ser indbydende ud. En ren, organiseret og inspirerende atmosfære kan være et vigtigt trækplaster når lejeren skal tage sin beslutning.

Ligesom med traditionel udlejning, bør du undersøge markedet for at sikre, at din prissætning er konkurrencedygtig. På Lokaleportalen.dk kan se hvad andre kontorfællesskaber rundt omkring i landet tager i leje – se fx kontorfællesskab i hele Danmark, kontorfællesskab i København eller kontorfællesskab i Aarhus. 

Når du har beskrevet kontorfællesskabets faciliteter og dets fordele, er næste skridt at definere hvilken type freelancer eller virksomhed, der ville passe til dit kontorfællesskab.

Som udlejer er dit mål at have stabile, langvarige lejere. Kortvarige lejeforhold kan være en belastning, både økonomisk og i forhold til fællesskabets dynamik. Ved at definere den perfekte deltager til dit kontorfællesskab forøger du chancen for at få en stabil lejer, der vil bidrage positivt til fællesskabet i mange år frem.

Summa summarum: Prøv at finde en lejer, der passer godt ind i miljøet, og som kan se en langvarig værdi i at være en del af dit coworking miljø.

Næste skridt er at lave en detaljeret præsentation af dit kontorfællesskab. Formålet med præsentationen er at give potentielle lejere en grundig forståelse af, hvad de kan forvente. Præsentationen bør indeholde informationer om faciliteter, beliggenhed, pris, samt fællesskabets kultur og værdier. Det ville også være gavnligt at inkludere billeder, som viser miljøet, bygningen, omgivelserne, selve lejemålet samt de tilgængelige faciliteter.

Selvom de fleste ejere af kontorfællesskaber selv står for udlejningen af deres pladser, kan det også være en mulighed at gøre brug af en erhvervsmægler – særligt hvis du har mange ledige pladser eller et stort kontorlejemål du skal have lejet ud.

En erhvervsmægler kan assistere dig med:

• At udarbejde en indbydende præsentation af din plads
• At matche dig med interesserede lejere
• At forhandle og oprette lejekontrakter
• At håndtere al kommunikation med potentielle lejere
• At sikre, at pladserne i dit kontorfællesskab bliver udlejet

Der kan være flere fordele ved at bruge en erhvervsmægler. Først og fremmest sparer du tid på kontakt til lejere og fremvisning af lejemålet. En god erhvervsmægler er proaktiv og tager en snak med alle potentielle lejere der er interesseret i dit lejemål. Til gengæld tager mægleren sig betalt for sit arbejde – typisk i form af en kombination af løbende markedsføringsudgifter samt et mæglerhonorar svarende til 1-3 måneders husleje.

Nu er tiden inde til at få dit kontorfællesskab præsenteret for alle potentielle lejere på markedet. Følgende trin kan hjælpe dig med processen:

Annoncér dit kontorfællesskab på Lokaleportalen.dk

Skriv en indbydende annonce, der beskriver dit kontorfællesskab og dets faciliteter og fordelene ved at leje sig ind hos dig klart og tydeligt. Sørg for at annoncen har nogle gode billeder, så potentielle lejere får et klart indtryk af, hvad du tilbyder. Du skal herefter lægge din annonce direkte op her på Lokaleportalen.dk, som er Danmarks største portal og søgemaskine for ledige erhvervslokaler. Lokaleportalen.dk benyttes af næsten alle virksomheder, der er på jagt efter nye lokaler. Ved at annoncere dit kontorfællesskab på Lokaleportalen.dk, eksponerer du med andre ord dine kontorpladser for en stor del af de virksomheder, der aktuelt leder efter kontor i kontorfællesskab.

Tag direkte kontakt til virksomheder der søger kontorfællesskab

Find virksomheder, der leder efter kontorfællesskaber på online platforme og inviter dem til en fremvisning af dit kontorfællesskab. Du kan søge direkte i kartoteket efter lejere og tage direkte kontakt til de virksomheder, der søger kontorfællesskab i dit område, og invitere dem til en fremvisning.

Udnyt dit netværk

Mange finder deres arbejdsplads gennem personlige kontakter. Så spred ordet i dit netværk og se, hvem der måske søger nye faciliteter.

Brug sociale medier

Post dit kontorfællesskab på Facebook og andre platforme for at nå et bredere publikum. Deltag i relevante grupper for kontorfællesskaber, hvor du kan fremvise dine faciliteter til potentielle lejere. Lokaleportalen.dk har skabt og driver en række gratis lokaleudlejnings-grupper på Facebook som du kan melde dig gratis ind i. Her kan du ved at poste dine lokaler eksponere dem gratis over for mange tusinde lejere.

Når interesserede begynder at henvende sig, sørg for at give dem en grundig rundvisning i lokalerne. Lyt til deres behov og overvejelser, så du kan matche dem bedst muligt med dit tilbud.

Inden du godkender en lejer til dit kontorfællesskab, er det en god idé at tjekke personens baggrund. Dette inkluderer deres økonomiske forhold, eventuelle anmeldelser på nettet, fx på Trustpilot - og i sidste ende også din egen mavefornemmelse. Hvis du er i tvivl, er det nok ikke den rigtige lejer.

Sørg for at have en detaljeret kontrakt, der beskriver alle vilkår og betingelser for udlejningen. Få kontrakten gennemgået af en juridisk ekspert for at sikre, at alle relevante forhold er dækket.

Når din nye lejer er flyttet ind, er det vigtigt at bevare et godt forhold. Tjek regelmæssigt med lejeren om alt er, som det skal være, og at lejeren er tilfreds. God kommunikation kan sikre, at lejeren bliver i fællesskabet i længere tid. I skal se hinanden hver dag – så alle potentielle uoverensstemmelser omkring lejeforholdet skal tages i opløbet tidligst muligt, før de udvikler sig til et problem.