Udlej dit kontor via 10 simple trin

Hvis du som ejendomsselskab, privat udlejer eller virksomhed skal udleje dine ledige kontorlokaler eller kontorlejemål, er det vigtigt, at du arbejder meget struktureret og tager højde for en række forhold. Du skal undgå at komme i en situation, hvor du ikke kan få udlejet dine kontorlokaler, kontorlejemål eller ledige kontorer, og hvor du derfor taber en masse penge på huslejen.

Hvis du i stedet leder efter kontor til leje, kan du følge denne guide: Sådan lejer du et kontor – de 8 vigtigste trin.

1: Start kontorudlejningsprocessen hurtigt

Så snart din eksisterende lejer opsiger sit kontorlejemål, har du som udlejer oftest minimum 3 måneder til at finde en ny lejer. Dette kan dog variere fra kontrakt til kontrakt. Derfor er det vigtigt, at du som det første tjekker din lejekontrakt, så du er sikker på, hvor lang tid du har, inden du ikke længere modtager husleje for dine kontorlokaler.

Udlejning af kontorlokaler går nemlig ikke nødvendigvis hurtigt. Når du får en opsigelse, skal du derfor reagere ved at sætte dit kontor til leje hurtigt. Det er dog også vigtigt at du ikke lader dig stresse og lejer dine kontorlokaler ud til den første og bedste mulige lejer. Du skal sætte dig godt ind i markedet, så du ved, hvilken type lejer du skal søge, og hvilken pris du kan forvente at få for dine kontorlokaler. Målet er at du finder en lejer, der kan leje dine lokaler i mange år.

Mange erhvervsudlejere og udlejere af kontorlokaler venter alt for lang tid med at gå i gang med udlejningsprocessen. Det ender med at koste udlejerne mange penge, fordi man ender med at have ledige kontorer, som man ikke får den månedlige leje for. Kontorer udlejes hver dag, så med den rette tilgang bliver det nemt og hurtigt at udleje dit kontorlejemål.

2: Beskriv dit kontorlejemål

Beskriv dit kontor til leje. Hvad er størrelsen på kontorlokalerne, hvad skal leje være, hvad er standen, hvor meget skal du have i depositum m.m. Lav beskrivelsen positivt. Hvis du fx har et lille kontor, så fremstil det positivt. Mange mindre virksomheder søger netop små lokaler, som de ved, de kan fylde helt op med deres arbejde og udstyr.

Det er også vigtigt at du beskriver hvilke anvendelser dit kontor til leje må have. Må det fx også bruges til møder – fx konferencer, seminarer, workshops m.m. Overvej også, hvilke services og faciliteter du kan tilbyde. Er der mødefaciliteter, mødelokaler, kantine, parkering eller andet, som kan være interessant for lejerne? Hvis du kan tilbyde noget, som virksomhederne ikke kan finde andre steder, er det en fordel.

Det er ligeledes vigtigt, at du gennemgår kontorlejemålet og sørger for, at det fremstår lækkert og indbydende. Husk, at lejerne helst lejer et kontorlokale, der er velholdt og indbydende. Du skal også være opmærksom på, hvad der er standard i markedet, så du ikke prissætter dig selv forkert. På Lokaleportalen.dk kan du altid se, hvad lignende kontorlokaler til leje koster. Se fx kontor til leje i hele Danmark, kontor til leje i København, kontor til leje i Aarhus m.m.

3: Identificér din målgruppe af lejere

Når du har analyseret og beskrevet dit kontorlejemål og dets fordele, kan du begynde at tænke over, hvilken type virksomheder, som passer bedst til lokalerne.

Som udlejer tjener du dine penge igennem langvarige udlejninger. Det er meget dyrt at have lejere i kortere tid. Desto bedre du er til at lave en profil af din ideelle lejer, desto større chance er der for, at du finder den rigtige lejer, der bliver og betaler fast husleje i mange år.

Forudsætningen for at tjene mange penge som udlejer er nemlig, at man har en lejer igennem mange år. Det betyder, at man både skal finde den helt rigtige lejer, som er en virksomhed der både passer til lokalerne og som er succesfuld. Den ideelle lejer skal kun give dig en fast husleje, der bare drypper ind uden problemer i minimum 5 år – men gerne meget længere.

4: Lav en salgsopstilling for dit kontorlejemål

Nu er du klar til at lave en salgsopstilling for dit kontor til leje. Formålet med salgsopstillingen er at skabe et overblik over lejemålet vinklet i forhold til, hvilke lejere du ønsker at få ind i lejemålet. Salgsopstillingen skal bl.a. indeholde data om areal, beliggenhed, type, pris, årlige omkostninger og øvrige forhold. Optimalt indeholder salgsopstillingen også en fyldig beskrivelse af lejemålet samt fotos.

5: Overvej at bruge en erhvervsmægler

De fleste ejendomsselskaber og private udlejere står selv for udlejningen af deres kontorlejemål, da udlejningsprocessen i virkeligheden er en meget let og ligetil opgave. Men der er mulighed for at bruge en erhvervsmægler, der er specialiseret i at udleje kontorlokaler.

Erhvervsmægleren kan hjælpe dig med:

• De laver en salgsopstilling og vurdering
• De finder potentielle lejere
• De laver en lejeaftale
• De står for al kontakt med lejer og med rådgivning om den optimale lejer
• De sørger for, at kontorlejemålet bliver lejet ud

Det kan være en fordel at anvende en erhvervsmægler, da de kan have et større netværk og dermed kan finde flere potentielle lejere. De står også for al kontakt med lejerne og sørger for at fremvise kontorlejemålet. En erhvervsmægler koster typisk et gebyr på 10-25 procent af det første års leje.

6: Markedsfør dine kontorlokaler til leje

Nu er du klar til at starte markedsføringen af dine kontorlokaler. Her er den oplagte proces:

Annoncér dine ledige kontorlokaler til leje på Lokaleportalen.dk

Det er meget vigtigt, at du laver en god annonce, der beskriver dine kontorlokaler og dine kontaktoplysninger klart og tydeligt. Husk at få taget nogle gode billeder af dine kontorlokaler, så lejerne kan se, hvad de lejer. Du skal herefter lægge din annonce direkte op her på Lokaleportalen.dk, som er Danmarks største portal og søgemaskine for ledige kontorlokaler. Lokaleportalen.dk benyttes af næsten alle virksomheder, der er på jagt efter nye lokaler. Ved at annoncere dine kontorer til leje på Lokaleportalen.dk, eksponerer du med andre ord kontorlokalerne for en stor del af de virksomheder, der leder efter lokaler på et givent tidspunkt.

Tag direkte kontakt til virksomheder, der søger kontorlokaler til leje

Du kan også tage direkte kontakt til virksomheder, der søger nye kontorlokaler. Mange af disse virksomheder beskriver nemlig deres ønsker på Lokaleportalen.dk. Du kan søge direkte i kartoteket efter lejere og tage direkte kontakt til de virksomheder, der søger lokaler, der minder om dine kontorlokaler, og invitere dem til en fremvisning.

Brug dit netværk til at finde en kontor lejer

Mange virksomheder finder deres nye lokaler gennem netværk og personlige kontakter. Så hvis du kender nogen, der leder efter nye lokaler, så tag fat i dem og fortæl dem om dine ledige kontorlokaler. Måske kan I indgå en aftale.

Brug sociale medier

Sociale medier er en oplagt mulighed for at nå ud til mange potentielle lejere på en gang. Lav en annonce på Facebook eller andre sociale medier, så flere kan se dine kontorlokaler. Lokaleportalen.dk har skabt og driver en række gratis lokaleudlejnings-grupper på Facebook som du kan melde dig gratis ind i. Her kan du ved at poste dine lokaler eksponere dem gratis over for mange tusinde lejere.

7: Fremvis dine kontorlokaler til leje

Nu begynder det at strømme ind med interesserede lejere til dine kontorlokaler. Hver gang du fremviser dine kontorlokaler, så sørg for at have en mental liste med spørgsmål, så du kan finde ud af, om de lejere der får lejemålet fremvist, også er det rigtige match til dine kontorlokaler. Husk at give lejerne tid til at se sig omkring og stille spørgsmål. Husk også at være åben i forhold til forhandling om pris og i forhold til de potentielle lejeres ønsker til indretning, betingelser m.m.

8: Tjek lejeren ud

I det øjeblik du har fundet en lejer til dit kontor, som du gerne vil leje dit kontorlejemål ud til, er det meget vigtigt, at du tjekker lejeren ud. Det vigtigste er, at du undersøger lejerens økonomiske forhold. Du kan let trække lejerens regnskaber via offentlige databaser. Du kan også tjekke lejerens forhold til sine kunder via fx Trustpilot. Det er også vigtigt, at du bruger din mavefornemmelse. Det kan nemlig blive meget dyrt at leje lokaler ud til den forkerte lejer.

9: Underskriv lejekontrakten

Når du har undersøgt lejeren og er sikker på, at alt er i orden, er det tid til at underskrive lejekontrakten. Husk at få lejekontrakten tjekket af en advokat, så du er sikker på, at den er i orden. Lejekontrakten skal blandt andet indeholde information om lejen, depositum, bindingsperiode, anvendelsesområder, forventede omkostninger, vedligeholdelse og fremleje. Det er absolut no-go at downloade en kontrakt-skabelon fra Nettet. Du skal altid have en juridisk kyndig person ind over lejekontrakten.

10: Oprethold kontakt med lejeren

Selvom du har underskrevet en lejekontrakt med en lejer til dit kontor, betyder det ikke, at du ikke længere skal holde øje med dine kontorlokaler. Du skal stadig følge med i, hvordan de bliver vedligeholdt, om der sker skader, og om lejeren i det hele taget behandler din ejendom ordentligt og fair. Det er også vigtigt at holde en god kontakt til din lejer så du sikrer at denne fortsat er tilfreds og dermed bliver lejer i lang tid – og at du dermed får en fast strøm af husleje i lang tid.