Tjekliste når du flytter i kontorfællesskab

Det kræver grundig forberedelse og organisering at flytte i kontorfællesskab. Med denne guide kan du sikre en gnidningsfri flytning til dit nye kontorfællesskab.

1: Find det ideelle kontorfællesskab

Første trin er at finde det rigtige kontorfællesskab. Søg efter kontorfællesskaber, der matcher dine behov og dine værdier. Overvej faktorer som beliggenhed, faciliteter, og kontorfællesskabets kultur. Dette valg vil få stor betydning for din daglige drift af virksomheden.

Hvis du ikke allerede har fundet dit nye kontorfællesskab, kan du finde kontorfællesskaber via Lokaleportalen.dk. Find fx kontorfællesskab i hele Danmark, kontorfællesskab i København eller kontorfællesskab i Aarhus.

Du kan læse mere om hvordan du finder og lejer plads i kontorfællesskab i denne guide: Sådan finder du et kontorfællesskab – de vigtigste 8 trin.

2: Informér kunder og leverandører om din flytning i kontorfællesskab

Det er vigtigt at give besked til alle - medarbejdere, kunder, leverandører, og partnere - om denne ændring. Fortæl dem om parkeringsmuligheder og transportmuligheder. Opdater din adresse på alle platforme.

3: Planlæg flytningen i god tid

Start din planlægning tidligt. Udform en detaljeret tidsplan, der dækker alle aspekter af flytningen, herunder især selve transporten af udstyr, men også din introduktion til de andre beboere af kontorfællesskabet.

4: Samarbejd med professionelle flyttefolk

Selvom du måske ikke flytter et helt kontor, kan det stadig være nyttigt at have et professionelt team til at hjælpe med logistikken, især hvis der er tungt udstyr involveret.

5: Sikker overførsel af udstyr og data

Involver kontorfællesskabets IT-ansvarlige for at sikre, at alle tekniske elementer er på plads. Skal du have en særlig kode til netværket? Har du adgang til serverplads og netværksprintere? Har kontorfællesskabet sikkerhedsmæssige krav til dit IT-setup? Osv.

6: Indret din plads i kontorfællesskabet

Selv i et delt miljø er det vigtigt at personliggøre dit rum. Planlæg placeringen af dit udstyr og eventuelle personlige genstande, så de passer godt ind i det nye miljø. Det gælder uanset om du lejer en åben kontorplads eller et lukket kontor.

Få inspiration til indretning i kontorfællesskabet i denne guide: 10 trin til at indrette dit kontorfællesskab - Skab et effektivt og indbydende miljø.

7: Koordiner med kontorfællesskabets faciliteter

Find ud af hvilke faciliteter, der er tilgængelige, og koordiner med fællesskabsledelsen om eventuelle specifikke behov, du måtte have.

8: Forbered dine medarbejdere på flytningen

Hvis du har medarbejdere, så sørg for at alle ved hvad der skal foregå. Dette omfatter alt fra logistik på selve flyttedagen til forventninger til adfærd i det nye fællesskab.

9: Vær proaktiv på flyttedagen

Tag ansvar på flytte dagen, og sørg for, at alle opgaver udføres effektivt. Sæt tid af til flytningen, og vær forberedt på at tackle alle uforudsete udfordringer.

10: Start i kontorfællesskabet med det vigtigste først

Når du ankommer, fokusér på de vigtigste områder som din arbejdsstation. Dette sikrer, at du kan komme hurtigt op at køre igen. Men brug også tid på at præsentere dig selv for dine fremtidige arbejdsfæller i kontorfællesskabet.

11: Engager dig i kontorfællesskabet

Når du er blevet en del af fællesskabet, engager dig aktivt i det. Deltag i events, netværk med andre medlemmer, og del din positive oplevelse med dit netværk.