Sådan lejer du et kontor – de 8 vigtigste trin

Står du foran at skulle leje et nyt kontor er det vigtigt at du har en struktureret proces, så du ikke spilder din egene energi. Husk at du har en forretning ved siden af som du ikke må defokusere fra. Vi har udviklet denne guide til dig, så du kan komme sikkert i mål med et nyt sted uden at spilde unødig tid og energi.

Hvis du i stedet skal udleje et kontor, kan du læse denne kontorudlejningsguide, som vi har skrevet.

Trin 1: Definer dine behov og ønsker til kontoret

Det første skridt på vejen er at få styr på, hvad du egentlig søger i dit nye kontorlokale. Du skal tænke på, hvilken type kontor du ønsker, og hvilke behov der er vigtige for din virksomhed. Overvej følgende spørgsmål:

• Hvilken type kontor vil du gerne åbne?
• Hvor vigtig er placeringen for din virksomhed? Vil du være tæt på centrum, i et travlt erhvervsområde eller i en mere rolig del af byen?
• Hvor meget plads har du brug for?
• Har du brug for parkeringsmuligheder til dine medarbejdere og kunder?
• Hvor lang en lejeperiode har du brug for?
• Hvad er dit budget for lejen? Husk at medregne andre udgifter som el, vand og eventuelle fællesudgifter.
• Skal kontorlokalerne have specifikke faciliteter eller forsyninger?
• Er der særlige krav eller tilladelser, du skal have, afhængig af din virksomhedsaktivitet?

Trin 2: Søg efter kontor til leje

Når du har fået defineret dine behov til kontorlokalerne, er det tid til at gå på jagt efter det perfekte kontorlokale. Der findes flere metoder til at finde potentielle lokaler:

• Online portaler: Brug websites som Lokaleportalen.dk, som giver et samlet overblik over ledige erhvervslokaler, herunder kontorer til leje, i dit område. Søg fx kontor til leje i hele Danmark, kontor til leje i København eller kontor til leje i Aarhus. Filtrer din søgning efter placering, størrelse og pris for at finde de mest relevante muligheder. På Lokaleportalen.dk kan du finde mange forskellige kontorer til leje med forskellige anvendelsesmuligheder.
• Lokalavisannoncer: Hold øje med lokale annoncer i aviser og på opslagstavler i området, hvor du ønsker at åbne dit kontor. Der kan være passende muligheder, som er til leje og lige præcis passer til dine planer.

Trin 3: Besøg og evaluér kontorlokaler til leje

Nu er det tid til at tage ud og besøge udlejere, der har kontorlokaler, der har fanget din interesse. Når du besøger hvert sted, skal du være opmærksom på følgende punkter:

• Er placeringen ideel for din virksomheds målgruppe? Find kontorlokaler til leje, der bedst passer til din målgruppes adfærd og behov.
• Er der tilstrækkelig plads til at imødekomme dine behov? Tænk på kontorets størrelse og layout og om det passer til din virksomhed.
• Er der gode parkeringsmuligheder for både medarbejdere og besøgende? Tilgængelighed er afgørende for din virksomhed.

Trin 4: Forhandling af lejekontrakten

Når du har fundet det perfekte kontorlokale, er det tid til at forhandle lejekontrakten. Det er en vigtig del af processen, hvor du skal sørge for at beskytte dine interesser som lejer. Sørg for, at alle aftaler og betingelser er nedskrevet i kontrakten for at undgå misforståelser. Husk at få en juridisk kompetent person til at gennemgå lejekontrakten.

Trin 5: Betal depositum og underskriv kontrakten

Efter en succesfuld forhandling skal du betale det aftalte depositum og underskrive lejekontrakten. Kontrakten giver dig og din virksomhed en stor juridisk forpligtelse, så sørg for, at du og din rådgiver er helt tilfreds med vilkårene, inden du skriver under.

Trin 6: Flytning og indretning af dit kontor

Når du har lejet dit kontor, kan du begynde forberedelserne til flytning og indretning. Lav en detaljeret plan for flytningen og sørg for at melde flytningen til de relevante myndigheder. Vi har lavet denne kontorflytteguide til dig.

Det er også vigtigt at du indretter dit kontor så effektivt som muligt. Du kan læse mere om hvordan du indretter et kontor i denne kontorindretningsguide, som vi har skrevet.

Trin 7: Start dit arbejde i det nye kontor

Endelig er dagen kommet, hvor du kan starte dit arbejde i dit nye kontor! Fejr denne milepæl og byd dine medarbejdere og kunder velkommen med et smil.

Trin 8: Opbyg et tæt samarbejde med kontorudlejeren

Det er vigtigt at opbygge et tæt samarbejde med udlejeren, som vil være afgørende for dine muligheder for at udvikle din virksomhed. Et godt samarbejde kan skabe en win-win situation, hvor både du som lejer og udlejeren får det optimale ud af samarbejdet.